TRANSFORMER UN SÉMINAIRE EN WEBINAIRE

Le projet participatif Gérond’if, le gérontopôle d’Île-de-France, soutenu par l’ARS, l’APHP, ou encore la Région Ile de France, nous avait sollicité avant la crise sanitaire pour capter et diffuser en direct la troisième édition de ses Journées Scientifiques.

Ce colloque annuel réunit les différents acteurs franciliens de la gériatrie.

Organisé jusqu’ici en présentiel avec plus de 200 invités, nous avons travaillé ensemble à une digitalisation complète de l’événement pour éviter l’annulation.

Digitaliser son colloque

Quels ont été les principaux changements :

  • Développement d’une plateforme web dédiée
    Permet la préinscription des spectateurs et leur authentification. Accueille le lecteur vidéo et l’outil de discussion instantanée. Centralise les informations, replay et programme de diffusion. (Le lien : ICI)
  • Découpage du programme sur plusieurs sessions
    S’il est plus cohérent de condenser toutes les conférences sur une seule journée dans le cas d’un séminaire en présentiel, l’inverse est vrai dans le cadre d’une édition digitale. Il est en effet plus simple pour les visiteurs de bloquer plusieurs créneaux de quelques heures, plutôt que de s’imaginer “bloqué” devant un écran une journée entière.
  • Accompagnement des intervenants
    Chacun des 24 orateurs a été reçu en ligne pour une session test et coaching (connexion en duplex, cadrage caméra, gestion de l’environnement, etc.). Rassurer les conférenciers et partager les bonnes pratiques de la prise de voix en distanciel est une des clés de la fluidité du format Webinaire.

Webinaire en direct, la technique en résumé

  • Régies “100% distanciel”, dans nos studios
  • Outils dans le Cloud : modérations des questions écrites, mise en ligne de sondage en direct, outils de gestion des Slides et présentation
  • Habillage graphique dynamique et dédié : fenêtrage Picture in Picture, titrage de sessions et intervenants

Avantages / inconvénients du 100% digital

Si le but n’est pas à terme de transformer tous les colloques et séminaires en Webinaires 100% virtuels, notons certains des aspects bénéfiques de ce nouveau format :

  • un nouveau public touché
    Il est de fait plus facile de dégager quelques heures dans son emploi du temps, que de voyager pour assister à une journée complète de conférence.
  • un contenu pérennisé
    Disponible en replay, le séminaire aura “plusieurs vies”, avec de fait une audience potentielle plus large. Les prises de voix peuvent être ré-utilisées sous la forme de contenus courts et montés.
  • un panel d’intervenants potentiels élargi
    S’il n’est pas toujours possible pour un visiteur d’accorder son agenda avec celui de l’événement, il en est de même pour les conférenciers.
  • une empreinte carbone allégée
    S’il ne faut pas non plus amoindrir l’empreinte des serveurs vidéo, la balance reste de loin positive entre 200 spectateurs en ligne et 200 visiteurs en déplacement.

Ces quelques points soulignent l’évolution en cours dans le domaine de l’événementiel qui ne sera probablement plus jamais dissocié de captation vidéo.

L’idée étant de bénéficier des avantages de chacun des deux modèles : l’hybride ou le phygital seront les maîtres mots des années à venir.

En images

Regarder le Replay
Modérateur et titrage
Fenêtrage 3 intervenants
Ecran partagé : un orateur et slide