CÉRÉMONIE DES VŒUX, RÉUSSIR SON ÉVÉNEMENT PHYGITAL
La grand messe qui réunissait tous les collaborateurs ou presque autour d’un discours – monologue souvent trop long du président – avant de pouvoir enfin jouer des coudes avec les collègues autour d’un buffet de petit fours n’aura pas sa place cette année.
Distanciation sociale, capacités limitées, restrictions des déplacements au stricte nécessaire, la “Christmas Party” doit être repensée.
Vers un nouveau format de cérémonie des vœux
Événement souvent incontournable de la vie de l’entreprise, les vœux du président vont probablement prendre une nouvelle forme en cette période de crise sanitaire.
Mais voilà : après 6 mois d’expérience sur les outils de visioconférences au quotidien, les limites en sont désormais connues : flux audio et vidéo de qualité aléatoire, concentration perturbée, modération difficile, distractions permanentes… Il est donc important de construire l’événement avec une attention particulière.
Place au virtuel, ou plutôt au désormais fameux “Phygital”.
Voici nos conseils pour réussir votre Cérémonie des vœux en 2020 autour d’un Webcast qui alliera Physique et Digital.
#1. Séquencer pour dynamiser
En physique, dans une salle, les distractions ne sont pas nombreuses, et la promesse du cocktail de clôture invite chacun à écouter les discours calmement.
Derrière son écran, les données sont différentes : notifications, navigation web, environnement familial, tout prête à distraction.
Le maintien de l’attention doit être au coeur de votre chemin de fer, exemples concrets :
- Préférez un binôme à un orateur unique, un modérateur/animateur pourra faciliter les conversations et relances
- Préférez plusieurs collaborateurs ayant chacun une section à un seul orateur sur toute la durée
- Entrecoupez chaque section/thématique de la prise de voix par un jingle, titrage plein écran, ou mini générique. Vous pouvez aussi mettre à l’image le programme timé du Webcast
- Imaginer plusieurs positions des orateurs pour alterner : debout face caméra pour le “bonjour / accueil”, puis derrière un pupitre pour commenter des chiffres clés, puis assis à deux pour parler de ce nouveau produit ou de la campagne à venir
- Prévoyez des illustrations pour souligner le propos, vos slides ou vidéos de présentation prennent encore plus d’importance dans ce type de configuration
- Surtout ne laissez pas vos Slides en plein écran pendant plus d’une minute, alternez avec un plan serré sur l’orateur, puis un écran partagé, puis le slide en grand, etc.
#2. Réunir malgré tout
Réunir plus de 30/50 personnes dans l’auditoire n’est plus une option, pour autant il est judicieux de permettre aux collaborateurs de partager ce moment ensemble.
Mettez à contribution vos salles de réunions, réfectoires, salles de pause : chacun de ces espaces peut accueillir une dizaine de collaborateurs face à un écran qui retransmet le direct.
Vivre la prise de voix avec quelques collègues n’est pas la même expérience que chacun dans son bureau.
Votre DSI vous remerciera également, par définition avoir 10 personnes face au même lecteur vidéo, nécessite 10 fois moins de bande passante que chacun devant son propre écran.
#3. Inclure et partager la parole
Nous l’avons vu plus haut, le long monologue du président est à proscrire pour préserver le taux d’attention. Il est préférable de prévoir plusieurs orateurs.
Dans cette même optique de dynamiser, mais aussi pour fédérer, il est efficace de prévoir des prises de voix de collaborateurs non présents sur scène, soulignant le sentiment d’identification, et que, même à distance, chacun fait parti du moment.
Ces prises de voix seront sous forme de vidéos préalablement enregistrées, ou de duplex en direct.
#4. Gamifier, faciliter l’interaction
Toujours dans cette idée d’accompagner et de maintenir l’attention de vos auditeurs et collaborateurs, nous vous invitons à programmer des phases d’échanges avec eux.
Par essence, ce type d’événement n’est pas propice aux questions ouvertes, pour autant il peut être pertinent de solliciter les collaborateurs sur des activités type sondage ou quizz. Double objectif : animer, et obtenir du feedback.
Exemple concret : Au début de votre section sur la présentation des chiffres clés, vous annoncez qu’elle sera suivie d’un Quizz.
Ce quizz de quelques questions est accessible en ligne, lancé par votre modérateur. Tous peuvent participer, autant en physique qu’en remote.
Vous pouvez doter ce quizz dont les réponses constituent par ailleurs un feedback intéressant.
Les outils en ligne sont nombreux : Klaxoon, Kahoot, etc.
#5. Le décor, construisez votre image
Si un événement organisé “à la bonne franquette” en physique peut souligner des valeurs intéressantes pour la culture d’entreprise (camaraderie, simplicité, esprit de famille, sobriété, force tranquille…), les retours de vos collaborateurs face à une image trop peu soignée risque de tendre vers des perceptions péjoratives : cheap, pas moderne, austère…
Attention également à ne pas tomber dans l’autre extrême, le clinquant, le “too much”… Le plateau et son décor doivent être en adéquation avec les valeurs qui sont vôtres, la vidéo pardonne moins que le présentiel.
Ce point est donc un vaste sujet, citons ici les 3 incontournables :
- Audio : gérez la qualité du son, avant le reste
- Lumière : vos orateurs doivent être mis en valeur, lumière dédiée obligatoire
- Le fond : fuyez les fenêtres et éloignez vous du mur pour gagner de la profondeur de champ, surtout si vous ne pouvez pas mettre en lumière ce fond.
Quelques images d’illustration d’événements hybrides, phygitaux
Produire un Webcast pour la cérémonie des vœux
Merci de votre attention concernant nos 5 conseils pour réussir un événement phygital. Le sujet est vaste et bien d’autres éléments entrent en compte. Cet article n’est en aucun cas exhaustif.
Si vous travaillez en ce moment sur ce type de sujet, même sans projet de faire travailler un prestataire, je serais heureux de vous aider pendant quelques minutes au téléphone pour répondre à des interrogations concrètes que vous avez surement.
Contactez moi par mail (ici) ou sur Linkedin par exemple (ici).
Ce type de problématiques faisant partie de notre quotidien, nous avons quelques automatismes qui pourraient aider votre démarche.